TaekwonDo Academie Taekyon Alverna
 

Privacyverklaring Vereniging Taekyon Alverna

Versie: mei 2018.

 

Vereniging Taekyon Alverna (hierna: Taekyon Alverna) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. Hieronder geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Taekyon Alverna in haar administratie en systemen.

Communicatie

Deze privacyverklaring is terug te vinden op www.taekyon-alverna.nl en op te vragen via het secretariaat op info@taekyon-alverna.nl

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de betrokkene). Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens. Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld uw BSN nummer, gezondheids- of medische gegevens en de gegevens van kinderen.

Waarom hebben wij persoonsgegevens nodig?

Taekyon Alverna heeft persoonsgegevens nodig om ons werk goed te kunnen uitvoeren en afspraken te kunnen nakomen. Wij gebruiken deze gegevens voor:

·        Administreren van lidmaatschap en wettelijke vertegenwoordiging;
·        Administreren van categorie jeugd, junior en senior;
·        Administreren van functies met betrekking tot bestuur, commissie, scheidsrechter, vrijwilliger, medewerker en anderzijds betrokkene;
·        Administreren van leverancier;
·        Administreren van klant, deelnemer of betrokkene aan activiteit;
·        Administreren van opleidingen, cursussen en trainingen;
·        Administreren van graduaties;
·        Bijhouden dangraadregister;
·        Administreren van licenties en opleidingen, waaronder leraar, scheidsrechter en ehbo;
·        Doorgeven van persoonsgegevens aan ITF Royal Dutch voor donateursschap;
·        Doorgeven van dangraden aan ITF Royal Dutch en indirect aan International Taekwon-Do Federation (ITF) van Choi Jung Hwa;
·        Bijhouden historie voor jubilea en herintreden;
·        Beoordelen op toestaan van en deelname aan een activiteit;
·        Communicatie met alle betrokkenen;
·        Onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening;
·        Intern beheer van de organisatie;
·        Uitvoeren van inningen van leden, donateurs en wettelijke vertegenwoordigers;
·        Uitvoeren van facturen aan en inningen van klanten;
·        Uitvoeren van betalingen aan crediteuren;
·        Voeren van vergoedingenadministratie en salarisadministratie;
·        Voeren van medewerkers-administratie;
·        Berekeningen van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van controle;
·        Afhandelen van vragen, geschillen en klachten;
·        Nakomen van wettelijke verplichtingen.;

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Taekyon Alverna verzamelt allerlei gegevens van natuurlijke personen. We verzamelen persoonsgegevens van leden, donateurs, wettelijke vertegenwoordigers bij minderjarigheid, bestuurders, commissieleden, scheidsrechters, vrijwilligers, medewerkers, klanten, leveranciers en anderzijds betrokkenen.

Het verwerken van uw persoonsgegevens door Taekyon Alverna is gebaseerd op (de intentie tot) het aangaan van een overeenkomst. Het komt voor dat wij voor een specifiek doel, uw expliciete toestemming vragen. Indien u toestemming verleent, kunt u uw toestemming eenvoudig weer intrekken door dit aan ons te melden. 
In onze privacyverklaring is vastgelegd hoe Taekyon Alverna met persoonsgegevens omgaat, waarvoor deze worden gebruikt en hoe we ze beschermen.

Registratie donateur, lid, of deelnemerschap

De registratie van het lidmaatschap, donateurschap of deelnemerschap verloopt via aanlevering van persoonsgegevens door:

·        De inschrijving bij Taekyon Alverna bij het secretariaat;
·        De bij Taekyon Alverna aangesloten clubs (verenigingen, stichtingen, etc.);
·        De inschrijving bij een activiteit, zoals opleiding, cursus, training, toernooi, bijeenkomsten, (sponsor)evenement.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie uit te voeren leggen we alle gegevens vast om financiële transacties te kunnen uitvoeren, rapporteren en verantwoorden. Het betreft onder meer bankgegevens, persoonsgegevens, rekeninggegevens en gegevens betreffende de geldtransactie.

Gezondheidsformulieren

Voor bepaalde activiteiten is het noodzakelijk dat het bestuur van Taekyon Alverna beschikt over informatie over de gezondheid van een lid, donateur of deelnemer, zoals bij een examen. Deze informatie wordt schriftelijk (hard-copy) aangeleverd en is alleen voor die bestuursleden van Taekyon Alverna inzichtelijk die betrokken zijn bij de specifieke activiteit. De hard-copy wordt zorgvuldig bewaard. Het betreffende bestuurslid stelt alleen die personen op de hoogte die direct betrokken zijn bij de uitvoering of beoordeling van de specifieke activiteit en dan alleen over het feit waar rekening mee gehouden moet worden en niet over het gezondheidsaspect (medisch aspect) zelf. Voorbeeld: Een deelnemer geeft bij de aanmelding van een examen door middel van een verklaring van zijn arts aan dat er sprake is van een heupartrose. Het bestuurslid verantwoordelijk voor het examen meldt aan de leden van de examencommissie dat de deelnemer bepaalde technieken niet of minder (bijvoorbeeld minder hoog) kan uitvoeren. De leden van de examencommissie zijn niet op de hoogte van de medische indicatie of informatie.

Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van het lid, de donateur, de deelnemer of de wettelijke vertegenwoordiger. Nadat de specifieke activiteit volledig is afgerond en administratief is verwerkt, wordt de betreffende verklaring (hard-copy) aan het lid, de donateur of de deelnemer geretourneerd of als dit niet mogelijk is vernietigd. Administratief wordt niet het medische aspect geregistreerd. Wel kan worden geadministreerd waar rekening mee is gehouden, zoals bij genoemd voorbeeld dat bepaalde technieken minder hoog zijn uitgevoerd of in een andere situatie dat er geen sprongtechnieken zijn gedaan.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van het lid, de donateur of de deelnemer op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën, medicijngebruik of fysieke beperkingen. Taekyon Alverna mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst leden, donateurs, deelnemers of hun wettelijke vertegenwoordigers op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingsteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van het lid, de donateur, deelnemer of zijn/haar wettelijke vertegenwoordiger.

Hoe gebruiken en beschermen we persoonsgegevens?

Taekyon Alverna koppelt persoonsgegevens van leden, donateurs, deelnemers en wettelijke vertegenwoordigers eventueel aan unieke codes (bijvoorbeeld het administratienummer of contractnummer) om communicatie mogelijk te maken.

Alle overige persoonsgegevens

We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig zijn voor onze werkzaamheden. Wij publiceren nooit zonder toestemming persoonsgegevens.

Online media

Taekyon Alverna maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief en/of e-mailberichten waarin relevante informatie wordt gedeeld. Alle betrokkenen ontvangen deze nieuwsbrief/bericht op het opgegeven e-mailadres bij registratie. Er is mogelijkheid voor een Opt-Out.

Op www.taekyon-alverna.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Geheimhouding

Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om en is gebonden aan geheimhoudingsplicht. 

Toegang tot gegevens

Alleen personen die het echt nodig hebben voor de uitvoering van hun taak of hun werk hebben toegang tot persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig. 

Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens in ieder geval volgens de wettelijke bewaartermijnen. Voor het bijhouden van de historie, het registreren van dangraden en bepaalde licenties en in het kader van jubilea en herintreden worden bepaalde persoonsgegevens langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. Overige persoonsgegevens worden na de wettelijke bewaartermijn vernietigd of we bewaren ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon. 

Beveiliging

Wij nemen alle noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. 

Gegevens delen met andere organisaties

Taekyon Alverna gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken, zoals bijvoorbeeld andere sportorganisaties. 
Als een andere partij of instantie werk voor ons verricht, moet deze partij een bewerkersovereenkomst getekend hebben, waarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen en mogen verwerken en hoe ze er mee om moeten gaan. 
Soms is het nodig om persoonsgegevens over en weer te delen met andere instanties en sportorganisaties (bijvoorbeeld informatie over scheidsrechters, samenwerking met Dutch Taekwon-do Federation). In die gevallen moet een convenant getekend zijn waarin staat voor welk doel welke persoonsgegevens gedeeld worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan. 
Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.
 

Belangrijk om te vermelden is dat we persoonsgegevens delen met ITF Royal Dutch in Nederland en indirect (via ITF Royal Dutch) met de ITF van Choi Jung Hwa gevestigd te:
·        ITF Administration, London, England
TKD Centre, 1st Floor, 192 High Street, Yiewsley, Middlesex,
United Kingdom UB7 7BE. 

Taekyon Alverna is aangesloten bij ITF Royal Dutch en daarmee aangesloten bij ITF van Choi Jung Hwa en daarmee iedere lid en donateur. Dangraden worden bij ITF Royal Dutch geregistreerd en bij ITF van Choi Jung Hwa wereldwijd geregistreerd en erkend.
Alleen de noodzakelijke persoonsgegevens voor aansluiting worden gedeeld. 

Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

Taekyon Alverna heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacyverordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden. 

Het delen van de gegevens met de ITF van Choi Jung Hwa is binnen de EU. Na de Brexit zal dit nader worden beschouwd.  

Bij deelname aan internationale toernooien buiten de EU wordt specifiek toestemming gevraagd voor het delen van bepaalde persoonsgegevens. 

Beeldmateriaal

Taekyon Alverna maakt beeldmateriaal, zoals foto’s en video’s, van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Taekyon Alverna en als herinnering. Dit beeldmateriaal en de naam van de persoon kunnen op allerlei media worden gepubliceerd waaronder de website van Taekyon Alverna.

Bij leden en donateurs wordt door eenmalige registratie expliciet toestemming gevraagd aan het lid, de donateur of wettelijke vertegenwoordiger voor het maken van beeldmateriaal van betreffend lid of donateur en het vermelden van de naam. Toestemming is altijd in te trekken.

Welke rechten heeft u?

Elke betrokkene (iedere natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt) heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming, overdracht en het recht op verzet ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens. 

Verzoeken tot inzage

Verzoeken tot inzage kunnen via e-mail of schriftelijk worden ingediend bij Taekyon Alverna. Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan krijgt de verzoeker een volledig overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens. 
De navolgende gegevens worden niet door Taekyon Alverna overlegd:

  • Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik;
  • Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht over donateur die is ingediend door een sportorganisatie;
  • Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG. 

Voordat een verzoek tot inzage in behandeling wordt genomen moet de betrokkene zich eerst hebben geïdentificeerd. Betrokkenen kunnen dit doen door langs te komen en ID kaart of paspoort (het origineel) te tonen. Als de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord. 

Het recht van correctie

Indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen. 

Het recht van verwijdering (vergetelheid)

Indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst en andere wettelijke bepalingen. 

Recht van verzet

In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kan een betrokkene in bij de wet geregelde gevallen verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. 
Het verzoek dient via e-mail of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij Taekyon Alverna. We beslissen binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is dan beëindigen we direct de verwerking. Taekyon Alverna is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verstrekken van gegevens door Taekyon Alverna wettelijk verplicht is.
 

Het recht van dataportabiliteit

Op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst.
Het recht van bezwaar: 
Indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.
 

Bekijken en wijzigen van uw persoonsgegevens

Wilt u de persoonsgegevens die Taekyon Alverna van u heeft, bekijken of wijzigen? Neemt u dan contact op met ons, via info@taekyon-alverna.nl 
In de e-mail geven wij verder richtlijnen voor bezoek.
 

Persoonsgegevens en digitale media

Bij het regelen van zaken via de website geven gebruikers toestemming om hun persoonsgegevens vast te leggen. Als iemand een contactformulier op de website invult, of ons een brief/e-mail stuurt, dan worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag. De persoonsgegevens die wij aangeleverd krijgen, via website of schriftelijk/e-mail, verwerken we volgens onze Privacyverklaring. 

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken’ gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkene wordt geïnformeerd over wat er met zijn/haar persoonsgegevens is gebeurd.

Autoriteit Persoonsgegevens  

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Toepasselijkheid van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor mensen die lid zijn, donateur, bestuurslid, commissielid, vrijwilliger, in dienst zijn van Taekyon Alverna of op een andere manier klant, leverancier, medewerker of betrokken zijn van Taekyon Alverna.
De website van Taekyon Alverna verwijst met een 'link' naar sommige andere organisaties en clubs. Deze organisaties en clubs vallen niet onder deze privacyverklaring. Zij regelen zelf hoe zij met persoonsgegevens omgaan. 

Wijzigingen van deze privacyverklaring

Taekyon Alverna kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren u daarom om deze regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van wijzigingen.